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ニュース
※画像はイメージ
海外でも実績を上げ、評価されるビジネスパーソンは何が違うのだろうか？
答えは「気遣い」だと断言するのは、国際的な金融グループのバークレイズやAIGなど海外グローバル企業で秘書を務めてきた森田ゆきさんだ。
日本でも美徳とされ重視される気遣いだが、世界的な大企業で国内外の一流ビジネスパーソンは、“気遣い”を“誰でも簡単にできるのに最大の効果を生むテクニック”として実践していたという。
実際にどんなテクニックなのか、「会議の案内連絡」と「チャットのリアクション」にフォーカスして教えてもらった。
※本稿は『外資系秘書が教える うまい気遣い×もったいない気遣い』（森田ゆき・著）から、一部を抜粋・再編集したものです。
＊＊＊
△スタート時間のみお知らせする
〇スタートと終わりの時間を お知らせする
ミーティングの案内メールに「開始時間」は記されているけれど、「終了時間」は記されていない。よくあるケースです。
出席予定者が会議の案内通知を確認して、「このくらいの時間で終わるんだな」と予測しなくてはいけないような状況をつくるのは気遣い不足です。
ミーティングの案内には、開始時間と終了時間を必ず入れましょう。終了時間があらかじめわかっていると、次のようなメリットがあります。
・会議中の集中力が高まる
・会議後の予定が立てやすい
「今日は1時間で、AとBを決めなくてはいけない」と、参加者全員が時間を意識して臨めば、集中力が高まり、結果的に議論の精度も上がりますし、「次のアポは30分後に設定しておこう」など、予定が立てやすくなります。
会議時間は、30分または1時間のいずれかを設定します。目安としては、進捗などの情報共有が多めのミーティングであれば30分、意思決定や検討がメインの会議であれば1時間が程よい長さです。会議進行の時間配分もあらかじめ決めておきましょう（例： 議題A 15分、議題B 20分）。これにより、参加者は自分の発言時間を調整しやすくなるだけではなく、会議はよりスムーズに、効率的に進行します。
「議題Aの部分だけは参加できる」など、時間が明確になることで出席率も高まります。
会議の責任者に確認して延長の可能性がある場合は、終了予定時刻と共に「最大X分、延長の可能性あり」と記載しましょう。この一文があるだけで、参加者は余裕をもって当日のスケジュールを組むことができます。
参加者のミーティング前後のことまで考えて、ご案内しましょう。
『外資系秘書が教える うまい気遣い×もったいない気遣い』より
『外資系秘書が教える うまい気遣い×もったいない気遣い』より
△「わかりました！」と テキストを送る
〇リアクションマークで随時、状況報告をする
最近は、メールでなくチャットツールを使ってビジネスのやりとりをすることも増えてきています。
メールよりも手軽に、会話をするようにやりとりができるため、チャット形式を好む人も多いようです。LINEを筆頭に、Slack、Chatwork、TeamsなどのSNSツールもよく使われています。
チャットとメールの使い分けは、以下が一般的です。
・チャット……即座の対応、急ぎの連絡や確認
・メール………履歴として残す情報共有や社外へのやりとり
メールとの大きな違いとして、チャットには既読がわかる機能とリアクションマークの仕組み（最近Gmailにも実装されたので、近い将来、メールアプリへの搭載も増えてくるかもしれません）があります。
そのため、チャットのやりとりは、既読がついているのに何の返信もないと、発信者は「本当に中身を読んでくれたかな？」と不安になりがちという特徴があります。
だからといって、毎回「わかりました！」とメッセージを返すと、相手も「よろしくお願いします」などと返さざるを得なくなり、スレッドが長くなるばかり。これでは、重要な指示や情報がどんどん流れてしまいますし、やりとり自体も負担になります。
メッセージをチェックしたら、取り急ぎ、リアクションボタンで「確認しました」と意思表示しましょう。
リアクションボタンには「OK」「承知しました」「あとで確認します」など様々な種類があるので、状況に合わせて選ぶことができます。
ほとんどのアプリで、リアクションは上書き（変更）ができるので「確認しました」と意思表示をした後、内容をしっかり確認・精査して了解した状態になったら「OK」に変えるなど、状況に合わせて随時アクションの変更をしていくと、相手も状況がわかり、不安が減ります。
クラッカーや拍手など、感情を表すリアクションをうまく活用すれば、場が和むだけではなく、あなたの気持ちも伝えることができる気遣いとなります。相手を安心させてあげましょう！ 
http://www.asa21.com/
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